Hay días en los que en recepción se junta todo: una familia que acaba de llegar, el teléfono sonando y una reserva que hay que cambiar de habitación. Ponerte a escribir los mismos datos en dos sitios es lo último que necesitas. Un PMS para hoteles bien configurado ayuda a ordenar ese trabajo y a preparar el registro de viajeros desde la propia gestión del alojamiento.
En IT LOGOS conocemos bien esa rutina. Somos partners de Landín Informática desde 2014 y trabajamos con muchos clientes hoteleros de Galicia. Llevamos años acompañándolos con el software, los equipos y las dudas del día a día. Por eso, cuando hablamos de gestión de alojamientos, empezamos por algo muy sencillo: ver cómo trabajas y qué te está quitando tiempo.
Qué tiene que resolver un PMS en tu hotel
Un PMS es el programa que organiza la gestión del alojamiento: reservas, habitaciones, huéspedes y facturación. La ventaja se nota cuando esas tareas comparten información. Registras una entrada y tienes los datos a mano para continuar el trabajo, en lugar de buscarlos en un correo, un Excel y una libreta.
En un hotel con restaurante, en una pensión familiar o en unos apartamentos turísticos las necesidades cambian. La idea es configurar el programa para tu recepción, con las funciones que vayas a utilizar y una forma de trabajar que entienda todo el equipo.
Si estás comparando opciones, en nuestra página de software de gestión para hoteles en Galicia con PMS LANDIN puedes ver cómo planteamos la instalación, la formación y el soporte.
Registro de viajeros en Galicia: qué conviene tener claro
Hoteles, hostales, casas rurales y apartamentos turísticos están dentro del ámbito de las obligaciones de hospedaje del Real Decreto 933/2021. SES.HOSPEDAJES es la plataforma habilitada por el Ministerio del Interior para estas comunicaciones.
El registro no se limita al nombre y al DNI. Recoge los datos de las personas viajeras y de la estancia previstos en el anexo de la norma. El establecimiento debe comprobar su exactitud; los datos de menores de catorce años los aporta el adulto que los acompaña.
Las comunicaciones deben hacerse de inmediato y, como máximo, dentro de las 24 horas desde la reserva o formalización del contrato, su anulación y el inicio del servicio, según corresponda. Conviene incorporar esos momentos a la rutina, en lugar de dejar todo para después del check-in.
Puedes consultar los detalles y el acceso al sistema en la información oficial de Interior sobre hospedajes.
Cómo organizar el check-in sin repetir trabajo
1. Tener la reserva preparada
Antes de la llegada, revisa quién entra, cuántas personas se alojan y qué habitación o apartamento les corresponde. Una reserva bien ordenada evita empezar de cero con el huésped delante.
2. Recoger y comprobar los datos
Completa los campos necesarios, comprueba los datos de cada viajero y sigue el procedimiento de firma aplicable. Para cumplir esta obligación no debes pedir una copia del DNI o del pasaporte. La AEPD explica que supone recoger datos excesivos. En la atención presencial se puede verificar visualmente la correspondencia con el documento mostrado.
3. Preparar la comunicación desde el programa
El software de check-in para hoteles debe ayudarte a reutilizar los datos y detectar lo que falta. En la puesta en marcha revisamos la versión instalada, las opciones contratadas y la configuración de la comunicación con Interior.
4. Revisar el resultado del envío
No des por terminada la tarea solo porque hayas pulsado un botón. Comprueba la respuesta del sistema y corrige los errores que aparezcan. Es una buena costumbre dejar claro quién revisa esas incidencias, especialmente si hay cambios de turno.
Qué aporta HoteL@n de LANDIN a la gestión del alojamiento
HoteL@n es el software hotelero de Landín Informática. Reúne fichas de huéspedes, planificación de habitaciones, tarifas por temporada y facturación. También permite el envío de partes de viajeros al Ministerio del Interior, según la configuración de la instalación.
Para alojamientos que necesitan una solución más sencilla, LANDIN dispone de HoteL@n Base, orientado al registro de huéspedes, los partes de viajeros y la facturación. La elección depende de tu actividad y del trabajo que quieras centralizar.
Si necesitas conectar los canales de venta o recibir reservas desde tu web, hay módulos específicos que se revisan aparte. Te explicamos qué incluye la propuesta antes de decidir. Puedes consultar las funciones en la página oficial de HoteL@n.
Software para apartamentos turísticos y pequeños alojamientos
Cuando llevas varios apartamentos, una casa rural o una pensión, muchas veces haces tú mismo las entradas, atiendes las llamadas y preparas las facturas. En ese caso conviene tener las tareas bien localizadas y saber qué queda pendiente de cada estancia.
Por eso, al elegir software para apartamentos turísticos, miramos contigo el número de unidades, quién atiende las llegadas y cómo recibes las reservas. Si quieres recoger datos antes de la llegada o trabajar desde varios puestos, revisamos las opciones disponibles para tu caso antes de incluirlas.
Partners de LANDIN desde 2014, con clientes hoteleros en Galicia
Llevamos más de una década trabajando con Landín Informática. Durante estos años hemos acompañado a muchos clientes del sector hotelero gallego. Esa relación continuada nos ayuda a entender lo que hace falta cuando una recepción tiene que seguir funcionando mientras se cambia el programa o se incorpora alguien al equipo.
En IT LOGOS instalamos, configuramos y formamos a tu equipo. Empezamos por tus habitaciones o apartamentos, tus tarifas y tu forma de facturar. Revisamos qué datos se pueden trasladar del programa anterior y practicamos contigo las tareas que vas a hacer cada día.
Después seguimos dando soporte desde Cangas do Morrazo, en gallego y castellano. Puedes contar con nosotros para las dudas del programa y también para el ordenador, la red o la impresora de recepción.
¿Vemos cómo hacerlo en tu alojamiento?
Cuéntanos qué tipo de alojamiento llevas, cuántas habitaciones o apartamentos tienes y qué programa utilizas ahora. Con eso podemos enseñarte una solución que tenga sentido para tu día a día.
Ver PMS LANDIN y cómo lo implantamos en Galicia o pedir una demostración por WhatsApp. También puedes llamarnos al 986 304 364. Lo vemos contigo, sin compromiso.
Si dudas con tu caso concreto, escríbenos: te decimos con franqueza qué te encaja mejor, incluso si la respuesta es que con el equipo que tienes aguantas dos años más. Estamos en Rúa Canabés de Abaixo 3, en Cangas do Morrazo, y damos servicio a Moaña, Bueu, Vigo y Pontevedra.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un PMS para hacer el registro de viajeros?
Puedes usar la plataforma oficial. Un PMS ayuda a integrar el registro con reservas y facturación, especialmente cuando varias personas trabajan en recepción.
¿LANDIN permite enviar partes de viajeros al Ministerio del Interior?
HoteL@n y HoteL@n Base contemplan esta función. En IT LOGOS revisamos la versión, las opciones contratadas y la configuración de tu instalación antes de ponerla en marcha.
¿También atendéis a apartamentos turísticos y casas rurales?
Sí. Trabajamos con alojamientos de distintos tamaños en Galicia y revisamos contigo qué solución encaja con tus unidades, reservas y forma de atender las entradas.
¿Tengo que guardar una copia del DNI de los huéspedes?
No debes solicitarla para cumplir el registro de viajeros. La AEPD señala que supone recoger datos excesivos. Hay que recabar los datos exigidos y verificar su exactitud con un procedimiento adecuado.
¿Desde cuándo sois partners de Landín Informática?
Desde 2014. Llevamos más de una década trabajando con LANDIN y acompañamos a muchos clientes hoteleros de Galicia con instalación, formación y soporte.